Chỉnh lý khoa học tài liệu

Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ

DỊCH VỤ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

 Công ty TNHH MTV TM - DV Văn thư và Lưu trữ Bắc Miền Trung là một doanh nghiệp hành đầu Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ chỉnh lý chuyên nghiệp nhằm: Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Đồng thời giúp quý cơ quan, doanh nghiệp loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

Tài liệu chưa chỉnh lý

Hộp đựng tài liệu

 Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ chỉnh lý  tài liệu chúng tôi cam kết tài liệu sau khi chỉnh lý sẽ đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. 

1. Quy trình nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu

Dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ của Công ty TNHH MTV TM - DV Văn thư và Lưu trữ Bắc Miền Trung được thực hiện theo quy định tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 

2. Phương án tổ chức thực hiện:
- Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Công ty sẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:
+ Kế hoạch thực hiện.
+ Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu …………… đến ……………..
+ Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.
+ Nội dung công việc (Chi tiết theo biểu sau):

STT	Nội dung công việc	Ghi chú
01	Giao, nhận tài liệu.
02	Đưa tài liệu ra chỉnh lý.
03	Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
04	Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
05	Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại.
06	Lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ.
07	Biên mục phiếu tin.
08	Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
09	Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.
10	Biên mục hồ sơ.
11	Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ.
12	Đánh số chính thức lên phiếu tin và bìa hồ sơ.
13	Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
14	Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ và lên bìa hồ sơ.
15	Đưa hồ sơ vào hộp (hoặc cặp).
16	Viết và dán nhãn hộp ( hoặc cặp).
17	Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá.
18	Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.
19	Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
20	Bàn giao tài liệu.
21	Lập mục lục hồ sơ: - Viết lời nói đầu; - Lập bảng tra cứu bổ trợ (nếu có); - Đóng quyển mục lục (02 quyển);
22	Xử lý tài liệu loại: - Phân loại, sắp xếp, thống kê tài liệu loại; - Viết thuyết minh tài liệu loại.
23	Kết thúc chỉnh lý:

 3. Thủ tục pháp lý

Khi thực hiện hợp đồng Dịch vụ chỉnh lý tài liệu, Công ty đảm bảo đầy đủ mọi thủ tục pháp lý của một đơn vị dịch vụ được phép hoạt động về lĩnh vực này trên phạm vi toàn quốc, có đủ chức năng nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ có năng lực và tư cách pháp nhân để thực hiện các dịch vụ. Công ty sẽ hoàn tất mọi thủ tục pháp lý cần thiết, cung cấp hóa đơn tài chính phục vụ cho việc thanh quyết toán hợp đồng cho các cơ quan, đơn vị đúng với các quy định về chế độ tài chính, kế toán của nhà nước.

4. Kinh phí thực hiện

Tính theo đơn giá quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu và sự thỏa thuận giữa các cơ quan, doanh nghiệp với Công ty.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: Công ty TNHH MTV TM - DV Văn thư và Lưu trữ Bắc Miền Trung.